"GENEL" Duyuru Listesi

Kullanıcıların sıklıkla kullandığı liste "GENEL DUYURU LİSTESİ"dir.
"Genel" duyuru listesini kullanarak mesaj göndermek isteyen kullanıcılar, mesajlarını bhim@hacettepe.edu.tr adresine göndermelidir. "Genel" duyuru listeden e-posta almak isteyen yeni kullanıcılar ise bhim@hacettepe.edu.tr adresine Ad, Soyad ve Bölüm bilgilerini göndererek kayıt yaptırmalıdırlar. Listenin yönetimi Hacettepe Üniversitesi Basın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü tarafından yapılmaktadır.

Bu liste kontrollü (moderated) bir liste olup, sadece üniversite genelini ilgilendiren duyuruların yapılmasında kullanılmaktadır. Binlerce üyesi olan bu listeye gönderilen bir mesajın dahi o mesajın binlerce katı kadar trafik ve disk alanını işgal ettiği düşünülürse, buraya e-posta göndermek isteyen kullanıcılarımızın bazı kurallara dikkat etmeleri gerekmektedir:

 

• Yapılacak duyuruların kapsamları ÅŸu konuların dışına çıkmamalıdır: Rektörlük duyuruları; Genel Sekreterlik duyuruları; Vefat, cenaze töreni ve kan ihtiyacı duyuruları; Ãœniversite genelini ilgilendiren elektrik, su, ve Internet gibi temel ihtiyaçlar hakkındaki duyurular; Basın ve Halkla Ä°liÅŸkiler ile SKS Dairesi tarafından düzenlenen sosyal ve kültürel etkinlikler hakkında duyurular; Akademik Birimler tarafından düzenlenen konferans, kongre ve sempozyum duyuruları.
• Yollancak mesajlar mümkün olduÄŸunca düz yazı (plain text) olarak hazırlanmalıdır. HTML formatlama yapmaktan özellikle kaçınılmalıdır (yazılara renk, font ÅŸekilleri, arkaplan resimleri ya da renkleri, vb. biçimler vermek). Ãœniversitemizde pek çok farklı bilgisayar ve e-posta okuyucu programın olmasının yanısıra e-postalarına yurt dışından bambaÅŸka ortamlarda eriÅŸen kullanıcılarımız da mevcuttur. HTML vb. formatlamalar bazı kullanıcılarımızın bu e-postaları hiç görüntüleyememesine bile neden olabilmektedir.
• Yollanacak mesajlar mümkün olduÄŸunca e-posta programının içinde yazılmalıdır. Microsoft Word dökümanı vb. ortamlarda yazıp e-postaya eklenti yapılmasından kaçınılmalıdır. Burada hem yukarıdaki nedenler geçerlidir, hem de eklentilerin virüs vb. içerikleri taşıma olasılığı bulunmaktadır. Ayrıca eklentiler, düz yazının iÅŸgal ettiÄŸi yerin defalarca katı yer iÅŸgal etmekte ve hem trafiÄŸi zorlamakta hem de kotaların gereksiz yere dolmasına neden olmaktadırlar.
• Mesajlara bir eklenti (resim, uzun pdf/word/ppt dökümanları vb.) yapılması kesinlikle gerekiyorsa, bunun yerine ilgili eklenti dosyaları kiÅŸisel ya da bulunulan kurumun Web alanlarına yerleÅŸtirilmeli; e-posta mesajında da buralara kullanıcıların baÄŸlanmasını saÄŸlayacak linkler (örn. http://yunus.hacettepe.edu.tr/~kullanici/belge.pdf) verilmelidir. Eklenecek dosyaların uzunluÄŸu kabaca 100-150 KB'nin altında kalıyorsa o zaman bu dosyalar doÄŸrudan doÄŸruya e-posta'ya da eklenebilir.
• Mesajlar eklentili dahi olsa eklentileri o an için açmaya uygun olmayan kullanıcılar için boÅŸ bir e-posta yerine kısaca o mesajın ne ile ilgili olduÄŸu, kimin tarafından gönderildiÄŸi mesajın içine yazılmalıdır.
• Mesajların konusu, mesajın içeriÄŸi hakkında doÄŸru ve yeterli bilgi verecek biçimde, ancak birkaç sözcüğü aÅŸmayacak ÅŸekilde seçilmelidir. ÖrneÄŸin, "Vefat duyurusu" yerine "XXX YYY'nin babasının vefat duyurusu" ÅŸeklinde bir konu satırı daha bilgilendirici olacaktır.
• Yollancak mesajlar reklam ve ticari menfaat içermemeli, genel toplumsal kurallara ve yasalara aykırı olmamalıdır.
• Bayram, yılbaşı vb. özel günler nedeniyle kutlama mesajları yollamak son derece iyi niyetli ve nazik bir davranış olabilir; ancak bu tür mesajların çok yoÄŸun bir trafik yarattığı da unutulmamalıdır. DiÄŸerinden örnek alan kiÅŸilerin kendilerinin de bu tür mesajlar yollamak istemesiyle bir çığ etkisinin de oluÅŸabileceÄŸi göz önüne alınırsa, bu mesajları "GENEL" listesine yollamak yerine kiÅŸisel adreslere yollamak tercih edilmelidir.
• Yollanması planlanan mesajların iyi okunması, yollanmadan önce eksiklerinin düzeltilmesi, -varsa- yapılacak eklentilerin uzunluklarının kontrol edilmesi gereklidir. Eksik bilgi ile yollanan mesajların düzeltmeleri ile birlikte tekrar tekrar yollanması trafiÄŸi ve kotaları olumsuz yönde etkilemektedir. Mesajların sonunda genellikle yollayan kiÅŸinin adını, ünvanını ve bulunduÄŸu birimi yazmaması sık rastlanan unutkanlıklardandır.

Yukarıda özetlenen genel presipler sadece "GENEL" listesi için değil, benzeri çok üyesi olan tüm tartışma ve duyuru listeleri için de geçerlidir.

Liste yönetimi, kullanıcılarımızın gönderdikleri mesajları yukarıdaki kurallara uymadıkları takdirde reddetme hakkına sahiptir. Bu konuda daha fazla bilgi almak için bhim@hacettepe.edu.tr e-posta adresine başvurulabilir.

Hacettepe Üniversitesi Bilgi İşlem Dairesi, kullanıcılarımıza yukarıda sıralanan prensiplere uymakta gösterecekleri titizlik için teşekkür eder.