Elektronik İmza (e-imza) Temin ve Başvuru Süreçleri
EBYS üzerinden üretilen verilerin elektronik ortamda ıslak imzaya eşdeğer şekilde kullanılmasını sağlamak amacıyla, imzaya yetkili personele "e-imza Sertifikası" temin edilmektedir.
Kurumumuz tarafından onaylanacak e-imza taleplerinde ön başvuru işlemleri, aşağıda belirtilen koşullar çerçevesinde değerlendirilecektir. Bu koşullar dışındaki durumlar için sipariş oluşturulmayacaktır.
1. İdari Görevi Bulunanlar İçin Ön Başvuru +
İdari görev ataması yapıldıktan sonra EBYS de kullanıcı rolleri tanımlanmış olan personel için süreç şu şekilde işler:
Süreç: İdari görevi ve kişisel bilgileri (T.C. Kimlik No, doğum tarihi (gg/aa/yyyy) ve kurumsal e-posta adresi) içeren e-imza teminine dair üst yazı, ekine görevlendirme yazısı da eklenerek ilgili birim yönetimi tarafından Bilgi İşlem Daire Başkanlığına iletilir.
Yenileme: İdari görevin devam etmesi durumunda, mevcut e-imzanın süresinin bitmesine en fazla 1 ay kala başvuru yapılabilir.
Kapsam: Aşağıda listelenen görevler dışında kurumsal e-imza temini yapılmayacaktır.
Üniversite Yönetimi; Üniversite Etik Kurul ve Komisyon Üyeleri;
Fakülteler: Dekan, Dekan Yardımcısı, Bölüm Başkanı ve Yardımcısı, Fakülte Sekreteri. (Eczacılık, Fizik Tedavi ve Reh., Hemşirelik, Sağlık Bilimleri ve Tıp Fakültelerinde Anabilim Dalı Başkanı)
Konservatuvar/ Enstitüler: Müdür, Müdür Yardımcısı, Anabilim Dalı Başkanı, Enstitü Sekreteri.
YO/MYO: Müdür ve Müdür Yardımcısı, YO/MYO Sekreteri.
Merkezler ve İdari Birimler: Uygulama ve Araştırma Merkezi Müdürü; Harcama Yetkilisi, Gerçekleştirme Görevlisi ve Yedekleri; İç Denetçi, Hukuk Müşaviri, Avukat, Daire Başkanı, Daire Başkanı Yardımcısı ve Şube Müdürü.

Kurullarda Görevli Akademik Personel:
Fakülte, Enstitü ve Yönetim Kurullarında görevli akademik personel için talepler; ilgili birim yönetimi tarafından Kurul_YK_Eimza_OnSiparis Excel formu doldurularak üst yazı ekinde Bilgi İşlem Daire Başkanlığına iletilir.
2. TÜBİTAK / TÜSEB Projelerinde Görevli Akademik Personel +
Projelerde görev alan akademik personelimizin e-imza başvuru süreçleri; kamu kaynaklarının etkin kullanımı ile kurumsal bütçenin korunması prensipleri doğrultusunda Bilgi İşlem Daire Başkanlığı tarafından titizlikle yönetilmektedir. Sürecin aksamadan yürütülmesi için başvuru kriterlerine ve belge düzenine uyulması büyük önem arz etmektedir.

Başvuru Kriterleri
E-imza talepleri, aşağıdaki iki şartı birlikte sağlayan akademik personel için işleme alınacaktır.
           - Yürürlükte olan bir projesi bulunmak veya en geç 1 ay içerisinde yeni bir proje başvurusunda bulunacak olmak.
           - İlgili proje sistemlerinde (PRODİS, TBYS vb.) dijital onay/imza yetkisine sahip Yürütücü, Araştırmacı veya Danışman rollerinden birinde görevli olmak.

Uygulama Adımları
2.1. Formların Teslimi: Talep sahibi, ilgili başvuru formlarını eksiksiz doldurarak bağlı bulunduğu Birim Amirliğine teslim eder.

2.2. Resmi Yazışma: İlgili yönetim birimi, bu formları bir üst yazı ekinde Bilgi İşlem Daire Başkanlığına iletir.
          ÖNEMLİ NOT: İdari işleyişin verimliliği adına; belgeleri eksik olan, imza süreçleri tamamlanmamış veya kriterlere uygun olmayan başvurular işleme alınmadan ilgili birime iade edilecektir. Başvurularınızın hızlıca sonuçlanabilmesi için formların eksiksiz teslim edildiğinden emin olmanızı rica ederiz.

2.3. Gerekli Başvuru Formları
A) Devam Eden Proje İçin:
          Form 1-- Proje_Eimza_OnSiparis (Versiyon 5) formu
          Form 2-- ARBİS / TBYS "Projelerim" sekmesinden alınan Proje Özet Sayfası
          Form 3-- (Varsa) "Ek Süre Onay Yazısı" (Proje süresi dolmuş ancak uzatılmışsa zorunludur)
B) Yeni Başvurulacak Proje İçin:
          Form 1-- Proje_Eimza_OnSiparis (Versiyon 5) formu
          Form 4-- ARBİS/TBYS üzerinden alınan "Proje Başvuru Formu"

Dikkat Edilmesi Gereken Hususlar
Yeni Başvurusu Yapılacaksa; Proje Adı, Başvuru Dönemi: Başvurusu planlanan projelerde "Projenin Taslak Adı" ve "Başvuru Dönemi" formda mutlaka yer almalıdır. Boş bırakılan formlar değerlendirmeye alınmaz. Ayrıca ARBİS/TBYS başvuru formu üst yazıya eklenmelidir.
Zamanlama: Yeni proje başvuru tarihine 1 aydan uzun süre bulunan talepler için sistem üzerinden sipariş açılmayacaktır. Bu tür taleplerin zamanı geldiğinde iletilmesi rica olunur.
Ek Süre Onayı: Proje süresi dolan taleplerde, "Ek Süre Onay Yazısı" eklenmediği takdirde e-imza temini kurumsal ödeme kapsamında alınmayacak ve sipariş süreci başlatılmayacaktır.
BAP Projeleri: Bilimsel Araştırma Projeleri (BAP) süreçlerinde e-imza kullanımı bulunmadığından, bu projeler için sipariş süreci başlatılmayacaktır; akademik personelimizin talepte bulunmamasını önemle rica ederiz.
İdari Personel: Projelerde görevli idari personel için bireysel veya kurumsal ödemeli e-imza siparişi oluşturulmamaktadır.

Genel Notlar ve Önemli Uyarılar

E-imza Yenileme: Kullanım süresi dolmuş veya dolmasına en fazla 1 ay kalmış sertifikalar için yukarıdaki süreçler geçerlidir. Daha uzun sertifika süresi bulunan talepler işleme alınmaz. Yenilemelerde yeni kart okuyucu temin edilmez.
Kapsam Dışı: Hacettepe Üniversitesi Hastaneleri ve Diş Hekimliği Fakültesi, e-imza süreçlerini kendi bünyelerinde yürütmektedir.
Kayıp/Çalıntı: Bu durumlarda yenileme işlemleri; KAMU SM web sayfası üzerinden "Online İşlemler" (NES İşlemleri -> Bireysel İşlemler -> Kişi Ödemeli Başvuru) menüsünden bireysel olarak yapılmalıdır.
Kullanıcı Sorumluluğu: Kullanıcı kaynaklı arıza, kayıp/çalıntı, PIN-PUK blokesi ve kimlik bilgisi güncellemesi gibi durumlarda oluşacak yenileme bedelleri bireysel olarak karşılanır.

Başvuru Formu ve Takip

Kurum onayı verildikten sonra KAMU SM tarafından ön sipariş oluşturulur ve başvuru sahibinin kurumsal e-posta adresine işlem adımlarını içeren bir bilgilendirme mesajı gönderilir. Başvuru sahiplerinin e-posta kutularını (Gereksiz/Spam klasörü dahil) düzenli olarak kontrol etmeleri gerekmektedir. Sertifikanın üretim aşamasına geçebilmesi için gelen bağlantıdaki adımların tamamlanması şarttır. Ön siparişi açıldığı halde 6 ay içerisinde tamamlanmayan talepler, KAMU SM tarafından otomatik olarak iptal edilmektedir.
Bilgilendirme E-postası Gelmeyenler/Bulamayanlar; E-posta ulaşmayan veya bağlantıyı bulamayan kullanıcılarımız KAMU SM web sayfası üzerinden Online İşlemler > NES İşlemleri > Bireysel İşlemler > Başvuru İşlemleri menüsünü kullanarak başvuru formlarına doğrudan erişebilirler.

Sertifikanın Üretimi

Sertifikanın üretilmesi için sistem üzerinden oluşturulan form doldurulmalı ve başvuru yöntemi seçilmelidir:
1.Islak İmzalı Başvuru: Aktif e-imzası olmayan veya ilk kez başvuru yapanlar için; Formun çıktısı alınarak imzalanmalı ve aşağıdaki adrese bireysel olarak kargo ile gönderilmelidir:
Adres: "Kamu Sertifikasyon Merkezi TÜBİTAK Gebze Yerleşkesi (İdari Bina) P.K.74 41470 KOCAELİ"
2. E-imzalı/ E-Onaylı Başvuru: Başvuru işlemi mevcut bir e-imza ile veya e-onay yöntemiyle tamamlandıysa, fiziksel evrak gönderilmesine gerek yoktur.

Süreç takibi (üretim, teslimat) Kamu SM Online İşlemler web sayfasından yapılabilir.
ÖNEMLİ : Yeni üretilen sertifika, eski sertifikanın süresi bittiğinde aktif olacaktır. Süre dolduktan sonra PIN alma işlemlerini tamamlayarak yeni sertifikanızı kullanmaya başlayabilirsiniz.

Teknik Destek
Sürücü kurulumu ve teknik yardım için Kamu SM Çağrı Merkezini (444 5 576) arayabilir veya Bilgi İşlem Daire Başkanlığı Sorun Bildirim Destek sayfası üzerinden form doldurarak yardım talep edebilirsiniz.